El gran libro de la correspondencia

LA COMUNICACIÓN ESCRITA

La comunicación se puede considerar un fenómeno tan antiguo como el hombre mismo. El deseo de comunicarse unos individuos con otros es algo inherente al propio hombre.

Si analizamos este fenómeno de cerca, nos daremos cuenta de que ha ido evolucionando a la par con otros muchos. Citaremos aquí la evolución del sistema telefónico, del informático, etc.

Podemos dividir a las comunicaciones en dos clases: las habladas y las escritas.

En todo proceso comunicativo ha tenido, y tendrá siempre, mucha importancia la palabra escrita. A través de ella, un amplio abanico de información se difunde de un extremo del globo terráqueo a otro. Y es gracias a los avances tecnológicos que esta misma información circula más rápidamente y con más nitidez.

Las comunicaciones habladas son las que se realizan mediante la emisión de palabras que son percibidas por medio del oído de los interlocutores. El principal inconveniente que encontramos en ellas es que al no quedar constancia, se debe confiar en la memoria, que no siempre es lo suficientemente buena para recordar todo lo hablado y, muchas veces, con el transcurso del tiempo, se olvida hasta lo fundamental de la conversación sostenida. Las comunicaciones escritas, por el contario, permanecen, se muestran inalterables al paso del tiempo.

En este capítulo nos referiremos a la comunicación escrita como la básica, la fundamental en todo proceso que tiene por objeto el transmitir información.

Por comunicación escrita entenderemos la que utiliza un soporte cualquiera y se percibe a través de la vista. El soporte es el elemento material en el que queda fijada la comunicación.

La forma habitual de las comunicaciones escritas, como su mismo nombre indica, es la escritura de palabras mediante la utilización de las letras del alfabeto.

Sin embargo, el hecho de que este sea el medio normal no quiere decir que sea el único. Así, en las comunicaciones escritas se pueden emplear dibujos, fotografías, símbolos, gráficos, etc.

Como no es posible escribir o dibujar en el aire, es preciso utilizar un material adecuado para que en él quede fijada la comunicación. También necesitaremos otros medios, tales como los manuales, lápiz, bolígrafo, etc.; los mecánicos, máquina de escribir, fotocopiadora, etc. A todos ellos nos referiremos ampliamente en este capítulo. Antes profundizaremos un poco más dentro del concepto de comunicación escrita.

■ Clases de comunicación escrita

Podemos clasificar las comunicaciones escritas desde muchos y diversos puntos de vista:

1. Atendiendo a los medios utilizados, tanto en lo que al soporte se refiere como a la técnica empleada, tendremos una cantidad muy numerosa de comunicaciones escritas: escritura manual, escritura mecanográfica, escritura mecánica (reproducción), fotografía, dibujo, telegrama, etc., así como en papel, cartón, cartulina, madera, etc.

2. Atendiendo al medio empleado para dar curso a las comunicaciones, las podemos dividir en postales, si utilizamos el correo; telegráficas, si se trata del telégrafo, o el télex, si usamos este aparato, además de las de entrega en mano por medios propios o ajenos.

3. Atendiendo al ámbito de circulación las clasificaremos en internas y externas. Son internas, o interiores, las que no salen de la propia empresa. Por otra parte, se consideran externas, o exteriores, las que van destinadas fuera de la empresa.

4. Atendiendo al emisor y al destinatario, podemos dividirlas en individuales y colectivas. Son individuales las realizadas por una persona, o empresa, y dirigidas únicamente a otra persona o empresa. Las colectivas son las remitidas a un grupo de personas o empresas, o redactadas por uno de estos grupos.

5. Atendiendo a los símbolos utilizados, podemos dividir las comunicaciones escritas en usuales, es decir, las que utilizan la escritura normal, y las especiales, las que se elaboran con símbolos, dibujos u otros procedimientos (gráficos, perforaciones, etc.).

■ Medios más usuales en la comunicación escrita

Para fijar nuestras comunicaciones, debemos escribirlas, plasmarlas en un material adecuado para que puedan ser leídas, para que se cumpla su finalidad: la comunicación.

Este material donde podemos fijar nuestras comunicaciones recibe el nombre de soporte o medio, siendo el papel el más corriente. Existen, no obstante, muchos otros, como la cartulina, la madera, etc.

En este apartado describiremos los distintos medios que se utilizan normalmente para llevar a buen fin una comunicación: desde el papel en todas sus variantes hasta los medios manuales, mecánicos, informáticos, etc.

El papel

Sin lugar a dudas, el papel es el medio más utilizado en toda comunicación escrita.

El papel es aquella sustancia hecha con fibras vegetales adheridas las unas a las otras, que toman así la forma de láminas muy delgadas que sirven de soporte perfecto para la escritura.

Se trata de un material constituido por el encabalgamiento de fibras de celulosa previamente suspendidas en agua, que forman el armazón interno y que le confieren las características mecánicas; unos elementos de cascajo (pigmentos y cargas sólidas tales como el talco, el yeso, etc.), que llenan los agujeros que quedan en el interior de la estructura fibrosa y que modifican las características fisicomecánicas, densidad, opacidad y porosidad, y, finalmente, una serie de compuestos químicos (aditivos) cuya finalidad es proporcionar al soporte unas características específicas, tales como disminuir la afinidad con el agua (encolantes), matizar la tonalidad del papel e intensificar la sensación de blanco (colorantes), y otras características especiales.

El empleo y el consumo del papel aumentó considerablemente sobre todo después de la invención de la imprenta por J. Gutenberg en el siglo XV, aunque el progreso técnico, sin embargo, no iba a llegar a la fase industrial hasta finales del siglo XVIII.

Este progreso, a la par con el de la cultura y el desarrollo de la prensa periódica, hizo que la materia prima utilizada hasta entonces (trapos, algodón, lino, etc.) fuera insuficiente.

De esta manera, la invención de la desfibradora, máquina que permite la rápida trituración de los troncos de árboles, convirtió la madera en la primera fuente de celulosa.

TIPOS DE PAPEL

Es conveniente que el papel que utilicemos sea de cierta calidad, proporcionada al uso que de él se va a hacer. Lógicamente, para una comunicación interior, no será imprescindible una buena calidad de papel, pero sí, cuando se trate de una comunicación exterior.

El grosor del papel depende, en parte, de la calidad, que a su vez está muy influida por el peso, y deberá ser, igualmente, adecuado al uso al que se destine. Evidentemente, no utilizaremos el mismo grosor para las cartas que para las copias de las mismas (papel copia o cebolla).

No son recomendables los papeles rugosos ni los muy satinados o brillantes.

Existe una gran cantidad de diferentes tipos de papel. En este apartado, intentaremos presentar una compleja lista que reúna, por lo menos, los más utilizados en el campo de la correspondencia, ya sea comercial o privada:

• Papel autocopiativo. Empleado preferentemente en las oficinas, se trata de un papel que tiene una de las caras recubierta por una sustancia que deja huella cuando se somete a una determinada presión local. Se utiliza para obtener copias directas de un escrito, bien sea a mano o a máquina, sin tener necesidad de intercalar papel carbón.

• Papel avión. Papel muy fino que se emplea para escribir cartas que deben ser enviadas por avión. Gracias a su casi inapreciable peso, consigue rebajar en gran manera las tarifas de envío.

• Papel de barba. Papel de tina que tiene los bordes sin recortar.

• Papel de calcar. Papel muy transparente que permite reproducir, a través de él, dibujos, escritos, etc.

• Papel carbón. Papel muy delgado, liso y regular, impregnado, por una cara, de una mezcla de alcohol, glicerina y de un colorante impermeabilizado por la otra, que se emplea para obtener copias de un escrito, preferentemente, en la máquina de escribir.

• Papel de cartas. Papel hecho con pasta muy afinada que se utiliza para la correspondencia, tanto privada como comercial.

• Papel cebolla. Papel muy fino, destinado a copias mecanografiadas.

• Papel cuché. Papel provisto de una capa de estuco que le confiere impermeabilidad, muy satinado y barnizado, que se utiliza para grabados, fotograbados, etc.

• Papel cuadriculado. Papel que lleva impresa una cuadrícula para facilitar, de esta manera, la escritura o el dibujo.

• Papel engomado. Papel con una capa adhesiva en una de las caras.

• Papel milimetrado. Papel...