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Projektmanagement für technische Projekte - Ein prozessorientierter Leitfaden für die Praxis
Geleitwort
6
Vorwort
6
Inhaltsverzeichnis
8
Schritt für Schritt durch das Projekt
13
0 Zeitliche Übersicht über den Projektverlauf
14
1 Schaffen allgemeiner Voraussetzungen der Projekt-abwicklung
16
1.1 Vorüberlegungen
16
1.2 Was ist zu tun?
16
1.2.1 Verständigen auf notwendige Projektmerkmale
16
1.2.2 Integrieren von Projekten in die Unternehmensorganisation
19
1.2.2.1 Exkurs: Leitungssysteme
19
1.2.2.2 Varianten der Projektorganisation
22
1.2.3 Festlegen von Vorgehensmodellen
25
1.2.3.1 Projektphasen
25
1.2.3.2 Meilensteine
27
1.2.3.3 Prozesse
29
1.2.4 Installieren eines Informationsund Berichtswesens
32
1.2.4.1 Identifizieren verfügbarer Informationswege
33
1.2.4.2 Erstellen von Formularen für Protokolle und Berichte
33
1.2.4.3 Formulieren von Verhaltensregeln zum Informations-/Berichtswesen
36
1.2.5 Installieren eines Dokumentationssystems
37
1.2.5.1 Identifizieren erwarteter Dokumente/Dokumentarten
37
1.2.5.2 Entwickeln eines Dokumentations-Kennzeichnungssystems:
37
1.2.5.3 Formulieren von Anforderungen an die Dokumente/Dokumentarten
38
1.2.5.4 Zuordnen von Verantwortlichkeiten, Adressaten und Ereignissen
39
1.2.5.5 Entwickeln einer Struktur für die Dokumentenablage
40
1.2.5.6 Einrichten einer geeigneten Dokumentenverwaltungssoftware
40
1.2.5.7 Formulieren von Verhaltensregeln zur Nutzung des Dokumentationssystems
41
1.2.6 Formulieren von Verhaltensregeln
41
1.2.7 Erstellen und Einführen eines PM-Handbuchs
43
1.3 Beispielprojekt NAFAB
45
1.4 Werkzeuge
47
1.4.1 Checkliste: Projektmerkmale
47
1.4.2 Formular: Aktionsliste
48
1.4.3 Formular: Deckblatt für Protokoll wichtiger Besprechungen
49
1.4.4 Formular: Statusbericht (Projektfortschrittsbericht)
50
1.4.5 Formular: Kurzbericht
51
1.4.6 Formular: Störbericht
52
1.4.7 Formular: Deckblatt für Fachbericht
53
1.4.8 Dokumentenmatrix: Verantwortlichkeiten, Adressaten, Ereignisse
54
1.4.9 Beispielverzeichnisstruktur: Dokumentenablage
55
2 Analysieren und Formulieren von Projektzielen
57
2.1 Vorüberlegungen
57
2.2 Was ist zu tun?
62
2.2.1 Analysieren und Formulieren übergeordneter Projektziele
62
2.2.2 Analysieren und Formulieren technischer Anforderungen
64
2.2.3 Analysieren und Beschreiben der zu erbringenden Leistungen
68
2.3 Beispielprojekt NAFAB
70
2.4 Werkzeuge
73
2.4.1 Checkliste: Übergreifende Projektziele
73
2.4.2 Checkliste: Technische Anforderungen
74
2.4.3 Checkliste: Katalog zu erbringender Leistungen
75
2.4.4 Formular: „Projektauftrag“ für Kleinprojekte
76
3 Analysieren der Durchführbarkeit
77
3.1 Vorüberlegungen
77
3.2 Was ist zu tun?
78
3.2.1 Analysieren der technischen Machbarkeit
78
3.2.2 Analysieren von Rentabilität und Liquidität
78
3.2.3 Analysieren der Stakeholderinteressen
82
3.2.4 Analysieren der Projektrisiken und Projektchancen
83
3.2.4.1 Risikoanalyse
83
3.2.4.2 Chancenanalyse
89
3.3 Beispielprojekt NAFAB
90
3.4 Werkzeuge
93
3.4.1 Checkliste: Machbarkeitsanalyse
93
3.4.2 Checkliste: Analyse der Rentabilität und Liquidität
94
3.4.3 Stakeholderanalyse
95
3.4.4 Checkliste: Risikoanalyse
96
3.4.5 Formular: Risikoanalyse
99
3.4.6 Formular: Fehlermöglichkeitsund Einflussanalyse (FMEA)
99
4 Bilden eines Teams
100
4.1 Vorüberlegungen
100
4.2 Was ist zu tun?
104
4.2.1 Ermitteln des Personalbedarfs
104
4.2.2 Zusammenstellen des Teams
104
4.2.3 Vorbereiten der Startsitzung
106
4.2.4 Moderieren der Startsitzung
109
4.3 Beispielprojekt NAFAB
110
4.4 Werkzeuge
111
4.4.1 Checkliste: Projektteam
111
4.4.2 Checkliste: Vorbereitung der Startsitzung
112
4.4.3 Checkliste: TOPs der Startsitzung
114
5 Erstellen eines Angebots
115
5.1 Vorüberlegungen
115
5.2 Was ist zu tun?
118
5.2.1 Entwickeln eines Zeitplans zur Angebotserstellung
118
5.2.2 Erstellen eines technischen Teils
118
5.2.3 Erstellen eines Management-Teils
120
5.2.4 Erstellen eines kommerziellen Teils
124
5.2.5 Erstellen eines juristischen Teils
126
5.2.6 Erstellen einer Einleitung und einer Zusammenfassung
127
5.2.7 Durchführen von Abschlussarbeiten
127
5.3 Beispielprojekt NAFAB
129
5.4 Werkzeuge
131
5.4.1 Formular: Zeitplan zur Erstellung eines Angebots
131
5.4.2 Formular: Liste problematischer Anforderungen
132
5.4.3 Beispielgliederung: Angebot
132
6 Entwickeln eines technischen Lösungskonzepts
134
6.1 Vorüberlegungen
134
6.2 Was ist zu tun?
135
6.2.1 Recherchieren bereits bestehender Lösungen
135
6.2.2 Entwickeln alternativer Problemlösungen
135
6.2.3 Ergänzen, Präzisieren und Modifizieren der Anforderungen
136
6.2.4 Eruieren von Möglichkeiten des Fremdbezugs
137
6.2.5 Auswählen des optimalen Konzepts
138
6.2.6 Überprüfen der Erfüllung der Anforderungen
141
6.3 Beispielprojekt NAFAB
142
6.4 Werkzeuge
144
6.4.1 Checkliste: Schritte der Konzeptentwicklung
144
6.4.2 Gebrauchsanweisungen: Kreativitätswerkzeuge
145
6.4.2.1 Gebrauchsanweisung: Brainstorming
145
6.4.2.2 Gebrauchsanweisung: 6-3-5-Methode
146
6.4.2.3 Formblatt zur 6-3-5-Methode
147
6.4.2.4 Gebrauchsanweisung: Mindmapping
148
6.4.2.5 Gebrauchsanweisung: Morphologischer Kasten
149
6.4.3 Werkzeuge zur Alternativenbewertung
150
6.4.3.1 Checkliste: Bewertungskriterien für alternative Lösungskonzepte
150
6.4.3.2 Tabelle: Alternativlösungen
151
6.4.3.3 Nutzwertanalyse
151
7 Erstellen eines Entwicklungskonzepts
152
7.1 Vorüberlegungen
152
7.2 Was ist zu tun?
156
7.2.1 Einfrieren von Anforderungen und Lösungskonzept
156
7.2.2 Erstellen eines Konstruktionskonzepts
156
7.2.3 Erstellen eines Herstellungskonzepts
157
7.2.4 Erstellen eines Verifikationskonzepts
158
7.2.5 Erstellen eines Logistikkonzepts
159
7.2.5.1 Erstellen eines Lagerungskonzepts
159
7.2.5.2 Erstellen eines Transportkonzepts
160
7.2.6 Überprüfen der Kohärenz der Projektplanung
161
7.3 Beispielprojekt NAFAB
162
7.4 Werkzeuge
164
7.4.1 Inhaltsverzeichnis: Entwicklungskonzept
164
7.4.2 Formular: Konstruktionskonzept 7.4.3 Formular: Herstellungskonzept
166
7.4.4 Formular: Lagerungskonzept 7.4.5 Formular: Transportkonzept
167
7.4.6 Checkliste: Entwicklungskonzept
168
8 Erstellen eines Verifikationskonzepts
170
8.1 Vorüberlegungen
170
8.2 Was ist zu tun?
178
8.2.1 Erstellen einer Verifikationsvorschau
178
8.2.2 Erstellen eines Berechnungskonzepts
178
8.2.3 Erstellen eines Testkonzepts
179
8.2.3.1 Erfassen sämtlicher Tests in einem Testbaum
179
8.2.3.2 Beschreiben der Tests in einer Testmatrix
181
8.2.3.3 Planen der Tests
182
8.2.4 Erstellen eines Inspektionskonzepts
187
8.2.5 Erstellen eines Identitätsprüfungskonzepts
187
8.3 Beispielprojekt NAFAB
188
8.4 Werkzeuge
192
8.4.1 Formular: Verifikationsvorschau
192
8.4.2 Formular: Berechnungskonzept
193
8.4.3 Checkliste: Berechnungskonzept
194
8.4.4 Checkliste: Testbaum
195
8.4.5 Formular: Testmatrix
196
8.4.6 Formular: Testplan
197
8.4.7 Formular: Inspektionskonzept
198
8.4.8 Formular: Identitätsprüfungskonzept
199
9 Planen des gesamten Projekts
200
9.1 Vorüberlegungen
200
9.2 Was ist zu tun?
201
9.2.1 Entwickeln des Produktstrukturplans
201
9.2.2 Entwickeln des Projektstrukturplans (PSP)
202
9.2.2.1 Gliederungsprinzipien für den Projektstrukturplan
205
9.2.2.2 Hinweise zur Erstellung des Projektstrukturplans
211
9.2.3 Erstellen der Arbeitspaketbeschreibungen
212
9.2.3.1 Angaben im Formularkopf der Arbeitspaketbeschreibung
212
9.2.3.2 Inhalt der Arbeitspaketspaketbeschreibung
212
9.2.4 Entwickeln des Zeitplans
215
9.2.4.1 Exkurs: Balkenund Netzpläne
215
9.2.4.2 Entwickeln eines Zeitplans in 6 Schritten
218
9.2.4.3 Einsetzen von Balkenoder Netzplan im Projektablauf
224
9.2.5 Entwickeln des Ressourcenplans
225
9.2.6 Entwickeln des Kostenplans
227
9.2.6.1 Voraussetzungen einer sorgfältigen Kostenplanung
227
9.2.6.2 Schätzgleichungen
228
9.2.6.3 Top-Down-Methode: Von den Gesamtkosten zum Arbeitspaket
229
9.2.6.4 Bottom-Up-Methode: Vom Arbeitspaket zu den Gesamtkosten
231
9.2.6.5 Trends in der Kostenrechnung
234
9.2.6.6 Schätzklausur
235
9.3 Beispielprojekt NAFAB
236
9.4 Werkzeuge
242
9.4.1 Checkliste: Projektstrukturplan
242
9.4.2 Formular: Arbeitspaketbeschreibung
243
9.4.3 Checkliste: Überprüfung der einzelnen Arbeitspaketbeschreibungen
244
9.4.4 Kreuzcheck: Kohärenz der Arbeitspaketbeschreibungen
245
9.4.5 Formular: Meilensteinbeschreibung
246
9.4.6 Checkliste: Meilensteinveranstaltung
247
10 Verhandeln und Abschließen des Vertrags
248
10.1 Vorüberlegungen
248
10.2 Was ist zu tun?
249
10.2.1 Führen von Vorverhandlungen
249
10.2.2 Verhandeln und Abschließen des Vertrags
249
10.3 Beispielprojekt NAFAB
250
10.4 Werkzeug Checkliste: Vorbereitung der Vertragsverhandlung
251
11 Managen der Realisierung
252
11.1 Vorüberlegungen
252
11.2 Was ist zu tun?
252
11.2.1 Ausarbeiten detaillierter Pläne und Konzepte
252
11.2.2 Sichern der Produktqualität
253
11.2.3 Managen von Konfigurationen und Änderungen
253
11.2.3.1 Erstellen eines Konfigurationsmanagementplans
254
11.2.3.2 Identifizieren der Konfiguration
255
11.2.3.3 Überwachen und Steuern der Konfiguration (Änderungsmanagement)
255
11.2.3.4 Buchführen von Konfigurationen und Konfigurationsänderungen
257
11.2.3.5 Auditieren
257
11.2.4 Gewährleisten des optimalen Informationsausgleichs
258
11.2.5 Minimieren von Soll-Ist-Abweichungen bei Terminen und Kosten
259
11.2.6 Anpassen der Projektplanung
260
11.2.7 Antizipieren und Handhaben unerwarteter Probleme
260
11.2.8 Aushandeln von Nachforderungen („Claim Management“)
261
11.2.9 Erledigen weiterer Aufgaben
261
11.3 Beispielprojekt NAFAB
262
11.4 Werkzeuge
264
11.4.1 Checkliste: Konstruktion
264
11.4.2 Checkliste: Konfigurationsmanagementplan9
265
11.4.3 Änderungsantrag10
266
11.4.4 Richtlinie: Vorbereitung von Vertragsabschlüssen mit Testinstituten11
267
11.4.5 Checkliste: Testattrappen
269
11.4.6 Inhaltsverzeichnis: Testvorschrift
270
11.4.7 Inhaltsverzeichnis: Testprotokoll
271
11.4.8 Inhaltsverzeichnis: Testbericht
272
12 Abschließen des Projekts
273
12.1 Vorüberlegungen
273
12.2 Was ist zu tun?
275
12.2.1 Vorbereiten der Endabnahme
275
12.2.1.1 Konzipieren der Endabnahme
275
12.2.1.2 Ableiten und Verteilen erforderlicher Aufgaben
276
12.2.1.3 Überprüfen der abgeschlossenen Vorbereitungsmaßnahmen
276
12.2.2 Durchführen der Endabnahme
277
12.2.3 Absichern der Erfahrungen
277
12.2.3.1 Erfassen und Auswerten quantitativer Projektdaten
278
12.2.3.2 Befragen der Kunden
278
12.2.3.3 Befragen der Mitarbeiter
279
12.2.3.4 Aufbereiten der Informationen
279
12.2.3.5 Leiten der Abschlussbesprechung
279
12.2.3.6 Erstellen eines Projektabschlussberichts
280
12.3 Beispielprojekt NAFAB
281
12.4 Werkzeuge
283
12.4.1 Richtlinie: Projektabschluss
283
12.4.2 Inhaltsverzeichnis: Endabnahmeprotokoll
284
12.4.3 Checkliste: Vorbereitung der Endabnahme
285
12.4.4 Fragebogen: Erhebung der Kundenzufriedenheit
286
12.4.5 Leitfragen: Reflexion in der Abschlussbesprechung
287
Unterstützende Management-Techniken
288
1 Leiten von Besprechungen
289
1.1 Vorüberlegungen
289
1.2 Was ist zu tun?
290
1.2.1 Vorbereiten der Besprechung
290
1.2.1.1 Festlegen der Besprechungsziele
290
1.2.1.2 Ableiten der Besprechungsstrategien
290
1.2.1.3 Planen von Ablauf und Methoden
291
1.2.1.4 Auswählen und Instruieren der Teilnehmer
294
1.2.1.5 Zuordnen der Verantwortlichkeiten
294
1.2.1.6 Organisieren der Rahmenbedingungen
295
1.2.1.7 Erstellen und Vervielfältigen von Teilnehmerunterlagen
295
1.2.1.8 Erstellen und Verteilen der Einladungen
295
1.2.1.9 Gestalten rot-grün markierter „Wortmeldungs-Namenskarten“
296
1.2.1.10 Maßnahmen unmittelbar vor Besprechungsbeginn
296
1.2.2 Durchführen der Besprechung
297
1.2.2.1 Eröffnen der Sitzung
297
1.2.2.2 Umsetzen der Besprechungsplanung
297
1.2.2.3 Umgehen mit unterschiedlichen Persönlichkeiten
297
1.2.2.4 Reagieren auf unerwartete Probleme
299
1.2.2.5 Abschließen und Nachhaken
299
1.2.3 Auswerten wichtiger Besprechungen
300
1.3 Werkzeuge
301
1.3.1 Gebrauchsanweisung: Kartenabfrage
301
1.3.2 Gebrauchsanweisung: Mindmap
302
1.3.3 Gebrauchsanweisung: Brainstorming
303
1.3.4 Gebrauchsanweisung: 6-3-5-Methode
304
1.3.5 Formular: Aktionsliste
306
1.3.6 Formular: Deckblatt für Protokoll einer wichtigen Besprechung
307
2 Führen und Motivieren der Mitarbeiter
308
2.1 Vorüberlegungen
308
2.2 Was ist zu tun?
311
2.2.1 Entwickeln eines kooperativen Führungsstils
311
2.2.1.1 Einbeziehen der Mitarbeiter
311
2.2.1.2 Gemeinsames Überprüfen der Arbeitsergebnisse
311
2.2.1.3 Gewährleisten der Einhaltung von Verhaltensregeln
311
2.2.1.4 Fördern einer Feedbackkultur
312
2.2.2 Effektiv Kommunizieren
312
2.2.2.1 Vier Seiten einer Nachricht unterscheiden
313
2.2.2.2 Drei Ebenen der Persönlichkeit unterscheiden
315
2.2.2.3 Aktiv zuhören
317
2.2.2.4 „Ich-Botschaften“ senden
318
2.2.3 Lösen von Konflikten
318
2.2.3.1 Voraussetzungen einer Schlichtung
319
2.2.3.2 Schritte einer Konfliktlösung
319
2.3 Werkzeug: 10 Goldene Regeln für Führungskräfte
320
3 Informieren und Überzeugen durch Präsentationen
321
3.1 Vorüberlegungen
321
3.2 Was ist zu tun?
322
3.2.1 Entwickeln der Präsentationsinhalte
322
3.2.1.1 Festlegen des Präsentationsziels
322
3.2.1.2 Analysieren der Zielgruppe
322
3.2.1.3 Eingrenzen des Inhalts
322
3.2.1.4 Entwickeln einer Gliederung
322
3.2.2 Visualisieren der Präsentationsinhalte
324
3.2.3 Organisieren der Rahmenbedingungen
325
3.2.4 Durchführen der Präsentation
326
3.3 Werkzeug: Checkliste Präsentationsvorbereitung
328
Literaturverzeichnis
329
Sachwortverzeichnis
332
All prices incl. VAT