Projektmanagement für technische Projekte - Ein prozessorientierter Leitfaden für die Praxis

Geleitwort

Vorwort

Inhaltsverzeichnis

Schritt für Schritt durch das Projekt

0 Zeitliche Übersicht über den Projektverlauf

1 Schaffen allgemeiner Voraussetzungen der Projekt-abwicklung

1.1 Vorüberlegungen

1.2 Was ist zu tun?

1.2.1 Verständigen auf notwendige Projektmerkmale

1.2.2 Integrieren von Projekten in die Unternehmensorganisation

1.2.2.1 Exkurs: Leitungssysteme

1.2.2.2 Varianten der Projektorganisation

1.2.3 Festlegen von Vorgehensmodellen

1.2.3.1 Projektphasen

1.2.3.2 Meilensteine

1.2.3.3 Prozesse

1.2.4 Installieren eines Informationsund Berichtswesens

1.2.4.1 Identifizieren verfügbarer Informationswege

1.2.4.2 Erstellen von Formularen für Protokolle und Berichte

1.2.4.3 Formulieren von Verhaltensregeln zum Informations-/Berichtswesen

1.2.5 Installieren eines Dokumentationssystems

1.2.5.1 Identifizieren erwarteter Dokumente/Dokumentarten

1.2.5.2 Entwickeln eines Dokumentations-Kennzeichnungssystems:

1.2.5.3 Formulieren von Anforderungen an die Dokumente/Dokumentarten

1.2.5.4 Zuordnen von Verantwortlichkeiten, Adressaten und Ereignissen

1.2.5.5 Entwickeln einer Struktur für die Dokumentenablage

1.2.5.6 Einrichten einer geeigneten Dokumentenverwaltungssoftware

1.2.5.7 Formulieren von Verhaltensregeln zur Nutzung des Dokumentationssystems

1.2.6 Formulieren von Verhaltensregeln

1.2.7 Erstellen und Einführen eines PM-Handbuchs

1.3 Beispielprojekt NAFAB

1.4 Werkzeuge

1.4.1 Checkliste: Projektmerkmale

1.4.2 Formular: Aktionsliste

1.4.3 Formular: Deckblatt für Protokoll wichtiger Besprechungen

1.4.4 Formular: Statusbericht (Projektfortschrittsbericht)

1.4.5 Formular: Kurzbericht

1.4.6 Formular: Störbericht

1.4.7 Formular: Deckblatt für Fachbericht

1.4.8 Dokumentenmatrix: Verantwortlichkeiten, Adressaten, Ereignisse

1.4.9 Beispielverzeichnisstruktur: Dokumentenablage

2 Analysieren und Formulieren von Projektzielen

2.1 Vorüberlegungen

2.2 Was ist zu tun?

2.2.1 Analysieren und Formulieren übergeordneter Projektziele

2.2.2 Analysieren und Formulieren technischer Anforderungen

2.2.3 Analysieren und Beschreiben der zu erbringenden Leistungen

2.3 Beispielprojekt NAFAB

2.4 Werkzeuge

2.4.1 Checkliste: Übergreifende Projektziele

2.4.2 Checkliste: Technische Anforderungen

2.4.3 Checkliste: Katalog zu erbringender Leistungen

2.4.4 Formular: „Projektauftrag“ für Kleinprojekte

3 Analysieren der Durchführbarkeit

3.1 Vorüberlegungen

3.2 Was ist zu tun?

3.2.1 Analysieren der technischen Machbarkeit

3.2.2 Analysieren von Rentabilität und Liquidität

3.2.3 Analysieren der Stakeholderinteressen

3.2.4 Analysieren der Projektrisiken und Projektchancen

3.2.4.1 Risikoanalyse

3.2.4.2 Chancenanalyse

3.3 Beispielprojekt NAFAB

3.4 Werkzeuge

3.4.1 Checkliste: Machbarkeitsanalyse

3.4.2 Checkliste: Analyse der Rentabilität und Liquidität

3.4.3 Stakeholderanalyse

3.4.4 Checkliste: Risikoanalyse

3.4.5 Formular: Risikoanalyse

3.4.6 Formular: Fehlermöglichkeitsund Einflussanalyse (FMEA)

4 Bilden eines Teams

4.1 Vorüberlegungen

4.2 Was ist zu tun?

4.2.1 Ermitteln des Personalbedarfs

4.2.2 Zusammenstellen des Teams

4.2.3 Vorbereiten der Startsitzung

4.2.4 Moderieren der Startsitzung

4.3 Beispielprojekt NAFAB

4.4 Werkzeuge

4.4.1 Checkliste: Projektteam

4.4.2 Checkliste: Vorbereitung der Startsitzung

4.4.3 Checkliste: TOPs der Startsitzung

5 Erstellen eines Angebots

5.1 Vorüberlegungen

5.2 Was ist zu tun?

5.2.1 Entwickeln eines Zeitplans zur Angebotserstellung

5.2.2 Erstellen eines technischen Teils

5.2.3 Erstellen eines Management-Teils

5.2.4 Erstellen eines kommerziellen Teils

5.2.5 Erstellen eines juristischen Teils

5.2.6 Erstellen einer Einleitung und einer Zusammenfassung

5.2.7 Durchführen von Abschlussarbeiten

5.3 Beispielprojekt NAFAB

5.4 Werkzeuge

5.4.1 Formular: Zeitplan zur Erstellung eines Angebots

5.4.2 Formular: Liste problematischer Anforderungen

5.4.3 Beispielgliederung: Angebot

6 Entwickeln eines technischen Lösungskonzepts

6.1 Vorüberlegungen

6.2 Was ist zu tun?

6.2.1 Recherchieren bereits bestehender Lösungen

6.2.2 Entwickeln alternativer Problemlösungen

6.2.3 Ergänzen, Präzisieren und Modifizieren der Anforderungen

6.2.4 Eruieren von Möglichkeiten des Fremdbezugs

6.2.5 Auswählen des optimalen Konzepts

6.2.6 Überprüfen der Erfüllung der Anforderungen

6.3 Beispielprojekt NAFAB

6.4 Werkzeuge

6.4.1 Checkliste: Schritte der Konzeptentwicklung

6.4.2 Gebrauchsanweisungen: Kreativitätswerkzeuge

6.4.2.1 Gebrauchsanweisung: Brainstorming

6.4.2.2 Gebrauchsanweisung: 6-3-5-Methode

6.4.2.3 Formblatt zur 6-3-5-Methode

6.4.2.4 Gebrauchsanweisung: Mindmapping

6.4.2.5 Gebrauchsanweisung: Morphologischer Kasten

6.4.3 Werkzeuge zur Alternativenbewertung

6.4.3.1 Checkliste: Bewertungskriterien für alternative Lösungskonzepte

6.4.3.2 Tabelle: Alternativlösungen

6.4.3.3 Nutzwertanalyse

7 Erstellen eines Entwicklungskonzepts

7.1 Vorüberlegungen

7.2 Was ist zu tun?

7.2.1 Einfrieren von Anforderungen und Lösungskonzept

7.2.2 Erstellen eines Konstruktionskonzepts

7.2.3 Erstellen eines Herstellungskonzepts

7.2.4 Erstellen eines Verifikationskonzepts

7.2.5 Erstellen eines Logistikkonzepts

7.2.5.1 Erstellen eines Lagerungskonzepts

7.2.5.2 Erstellen eines Transportkonzepts

7.2.6 Überprüfen der Kohärenz der Projektplanung

7.3 Beispielprojekt NAFAB

7.4 Werkzeuge

7.4.1 Inhaltsverzeichnis: Entwicklungskonzept

7.4.2 Formular: Konstruktionskonzept 7.4.3 Formular: Herstellungskonzept

7.4.4 Formular: Lagerungskonzept 7.4.5 Formular: Transportkonzept

7.4.6 Checkliste: Entwicklungskonzept

8 Erstellen eines Verifikationskonzepts

8.1 Vorüberlegungen

8.2 Was ist zu tun?

8.2.1 Erstellen einer Verifikationsvorschau

8.2.2 Erstellen eines Berechnungskonzepts

8.2.3 Erstellen eines Testkonzepts

8.2.3.1 Erfassen sämtlicher Tests in einem Testbaum

8.2.3.2 Beschreiben der Tests in einer Testmatrix

8.2.3.3 Planen der Tests

8.2.4 Erstellen eines Inspektionskonzepts

8.2.5 Erstellen eines Identitätsprüfungskonzepts

8.3 Beispielprojekt NAFAB

8.4 Werkzeuge

8.4.1 Formular: Verifikationsvorschau

8.4.2 Formular: Berechnungskonzept

8.4.3 Checkliste: Berechnungskonzept

8.4.4 Checkliste: Testbaum

8.4.5 Formular: Testmatrix

8.4.6 Formular: Testplan

8.4.7 Formular: Inspektionskonzept

8.4.8 Formular: Identitätsprüfungskonzept

9 Planen des gesamten Projekts

9.1 Vorüberlegungen

9.2 Was ist zu tun?

9.2.1 Entwickeln des Produktstrukturplans

9.2.2 Entwickeln des Projektstrukturplans (PSP)

9.2.2.1 Gliederungsprinzipien für den Projektstrukturplan

9.2.2.2 Hinweise zur Erstellung des Projektstrukturplans

9.2.3 Erstellen der Arbeitspaketbeschreibungen

9.2.3.1 Angaben im Formularkopf der Arbeitspaketbeschreibung

9.2.3.2 Inhalt der Arbeitspaketspaketbeschreibung

9.2.4 Entwickeln des Zeitplans

9.2.4.1 Exkurs: Balkenund Netzpläne

9.2.4.2 Entwickeln eines Zeitplans in 6 Schritten

9.2.4.3 Einsetzen von Balkenoder Netzplan im Projektablauf

9.2.5 Entwickeln des Ressourcenplans

9.2.6 Entwickeln des Kostenplans

9.2.6.1 Voraussetzungen einer sorgfältigen Kostenplanung

9.2.6.2 Schätzgleichungen

9.2.6.3 Top-Down-Methode: Von den Gesamtkosten zum Arbeitspaket

9.2.6.4 Bottom-Up-Methode: Vom Arbeitspaket zu den Gesamtkosten

9.2.6.5 Trends in der Kostenrechnung

9.2.6.6 Schätzklausur

9.3 Beispielprojekt NAFAB

9.4 Werkzeuge

9.4.1 Checkliste: Projektstrukturplan

9.4.2 Formular: Arbeitspaketbeschreibung

9.4.3 Checkliste: Überprüfung der einzelnen Arbeitspaketbeschreibungen

9.4.4 Kreuzcheck: Kohärenz der Arbeitspaketbeschreibungen

9.4.5 Formular: Meilensteinbeschreibung

9.4.6 Checkliste: Meilensteinveranstaltung

10 Verhandeln und Abschließen des Vertrags

10.1 Vorüberlegungen

10.2 Was ist zu tun?

10.2.1 Führen von Vorverhandlungen

10.2.2 Verhandeln und Abschließen des Vertrags

10.3 Beispielprojekt NAFAB

10.4 Werkzeug Checkliste: Vorbereitung der Vertragsverhandlung

11 Managen der Realisierung

11.1 Vorüberlegungen

11.2 Was ist zu tun?

11.2.1 Ausarbeiten detaillierter Pläne und Konzepte

11.2.2 Sichern der Produktqualität

11.2.3 Managen von Konfigurationen und Änderungen

11.2.3.1 Erstellen eines Konfigurationsmanagementplans

11.2.3.2 Identifizieren der Konfiguration

11.2.3.3 Überwachen und Steuern der Konfiguration (Änderungsmanagement)

11.2.3.4 Buchführen von Konfigurationen und Konfigurationsänderungen

11.2.3.5 Auditieren

11.2.4 Gewährleisten des optimalen Informationsausgleichs

11.2.5 Minimieren von Soll-Ist-Abweichungen bei Terminen und Kosten

11.2.6 Anpassen der Projektplanung

11.2.7 Antizipieren und Handhaben unerwarteter Probleme

11.2.8 Aushandeln von Nachforderungen („Claim Management“)

11.2.9 Erledigen weiterer Aufgaben

11.3 Beispielprojekt NAFAB

11.4 Werkzeuge

11.4.1 Checkliste: Konstruktion

11.4.2 Checkliste: Konfigurationsmanagementplan9

11.4.3 Änderungsantrag10

11.4.4 Richtlinie: Vorbereitung von Vertragsabschlüssen mit Testinstituten11

11.4.5 Checkliste: Testattrappen

11.4.6 Inhaltsverzeichnis: Testvorschrift

11.4.7 Inhaltsverzeichnis: Testprotokoll

11.4.8 Inhaltsverzeichnis: Testbericht

12 Abschließen des Projekts

12.1 Vorüberlegungen

12.2 Was ist zu tun?

12.2.1 Vorbereiten der Endabnahme

12.2.1.1 Konzipieren der Endabnahme

12.2.1.2 Ableiten und Verteilen erforderlicher Aufgaben

12.2.1.3 Überprüfen der abgeschlossenen Vorbereitungsmaßnahmen

12.2.2 Durchführen der Endabnahme

12.2.3 Absichern der Erfahrungen

12.2.3.1 Erfassen und Auswerten quantitativer Projektdaten

12.2.3.2 Befragen der Kunden

12.2.3.3 Befragen der Mitarbeiter

12.2.3.4 Aufbereiten der Informationen

12.2.3.5 Leiten der Abschlussbesprechung

12.2.3.6 Erstellen eines Projektabschlussberichts

12.3 Beispielprojekt NAFAB

12.4 Werkzeuge

12.4.1 Richtlinie: Projektabschluss

12.4.2 Inhaltsverzeichnis: Endabnahmeprotokoll

12.4.3 Checkliste: Vorbereitung der Endabnahme

12.4.4 Fragebogen: Erhebung der Kundenzufriedenheit

12.4.5 Leitfragen: Reflexion in der Abschlussbesprechung

Unterstützende Management-Techniken

1 Leiten von Besprechungen

1.1 Vorüberlegungen

1.2 Was ist zu tun?

1.2.1 Vorbereiten der Besprechung

1.2.1.1 Festlegen der Besprechungsziele

1.2.1.2 Ableiten der Besprechungsstrategien

1.2.1.3 Planen von Ablauf und Methoden

1.2.1.4 Auswählen und Instruieren der Teilnehmer

1.2.1.5 Zuordnen der Verantwortlichkeiten

1.2.1.6 Organisieren der Rahmenbedingungen

1.2.1.7 Erstellen und Vervielfältigen von Teilnehmerunterlagen

1.2.1.8 Erstellen und Verteilen der Einladungen

1.2.1.9 Gestalten rot-grün markierter „Wortmeldungs-Namenskarten“

1.2.1.10 Maßnahmen unmittelbar vor Besprechungsbeginn

1.2.2 Durchführen der Besprechung

1.2.2.1 Eröffnen der Sitzung

1.2.2.2 Umsetzen der Besprechungsplanung

1.2.2.3 Umgehen mit unterschiedlichen Persönlichkeiten

1.2.2.4 Reagieren auf unerwartete Probleme

1.2.2.5 Abschließen und Nachhaken

1.2.3 Auswerten wichtiger Besprechungen

1.3 Werkzeuge

1.3.1 Gebrauchsanweisung: Kartenabfrage

1.3.2 Gebrauchsanweisung: Mindmap

1.3.3 Gebrauchsanweisung: Brainstorming

1.3.4 Gebrauchsanweisung: 6-3-5-Methode

1.3.5 Formular: Aktionsliste

1.3.6 Formular: Deckblatt für Protokoll einer wichtigen Besprechung

2 Führen und Motivieren der Mitarbeiter

2.1 Vorüberlegungen

2.2 Was ist zu tun?

2.2.1 Entwickeln eines kooperativen Führungsstils

2.2.1.1 Einbeziehen der Mitarbeiter

2.2.1.2 Gemeinsames Überprüfen der Arbeitsergebnisse

2.2.1.3 Gewährleisten der Einhaltung von Verhaltensregeln

2.2.1.4 Fördern einer Feedbackkultur

2.2.2 Effektiv Kommunizieren

2.2.2.1 Vier Seiten einer Nachricht unterscheiden

2.2.2.2 Drei Ebenen der Persönlichkeit unterscheiden

2.2.2.3 Aktiv zuhören

2.2.2.4 „Ich-Botschaften“ senden

2.2.3 Lösen von Konflikten

2.2.3.1 Voraussetzungen einer Schlichtung

2.2.3.2 Schritte einer Konfliktlösung

2.3 Werkzeug: 10 Goldene Regeln für Führungskräfte

3 Informieren und Überzeugen durch Präsentationen

3.1 Vorüberlegungen

3.2 Was ist zu tun?

3.2.1 Entwickeln der Präsentationsinhalte

3.2.1.1 Festlegen des Präsentationsziels

3.2.1.2 Analysieren der Zielgruppe

3.2.1.3 Eingrenzen des Inhalts

3.2.1.4 Entwickeln einer Gliederung

3.2.2 Visualisieren der Präsentationsinhalte

3.2.3 Organisieren der Rahmenbedingungen

3.2.4 Durchführen der Präsentation

3.3 Werkzeug: Checkliste Präsentationsvorbereitung

Literaturverzeichnis

Sachwortverzeichnis